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Datenqualität

von | Mrz 8, 2018 | News, Oh Mann, tägliche Erkenntnis

Wie gelingt es Daten sauber zu halten.

Wir haben das Problem, bei Umstellung auf ein ERP System die Inhalte unsere alten Datensysteme zu überarbeiten. Doubletten sind dabei noch das Angenehmste. Vielmehr gibt es Rechtschreibfehler, missbrauchte Eingabefelder, falsche Schreibweisen, Unkenntnis der DIN 5008, keine Geo-Verifizierung, mehrere Daten in einem Feld, Leerzeichen die da nicht hingehören… Damit ist die Datenqualität natürlich nicht die Beste.

Und Mitarbeiter, die ganz exakt klare Anweisungen haben möchten, wie etwas wo einzugeben ist.

Diesen Spagat hinzubekommen ist die eigentliche Herausforderung. Einerseits ist die Arbeit mit digitalen Daten von der Datenqualität abhängig. Und mit dieser steigt auch das Vertrauen in diese. Wer schon mal ‘nen Finanzer mit Taschenrechner vor einer Excel Tabelle gesehen hat, weiß, was ich meine. Das heißt, jedem Mitarbeiter muss klar sein, wie er etwas einzugeben hat. Egal, ob es sich dabei um Rechnungen oder Adressdaten handelt.

Andererseits liegt es mir fern, Mitarbeiter zu gängeln und ihnen ins kleinste vorzuschreiben, was sie zu tun haben. Letzteres wiederstrebt mir eh, da es ja eigentlich eine Normung dafür gibt. Die nennt sich DIN 5008. Erstaunlicherweise hebt fast jeder nicht IT-affine Mitarbeiter die Schultern dazu. Ich hab immer angenommen, dass das zur Allgemeinbildung gehört. Genauso, wie die Verwendung eines Dudens. Das scheint aber Mangelware zu sein. Wer schaut schon in den Duden. Und auf die vorderen Seiten.

Wie? Alles was benötigt wird, steht da drin? Ne, oder? Doch. Da ist es genau erklärt. Viele der Fragen zur Datenqualität werden damit beantwortet. Wie schreibe ich Namen von Personen, z. B.: Doppelnamen. Mit oder ohne Bindestrich? Hä? Schau in den Ausweis. Alles andere ist Vermutung. Hundert verschiedene Schreibweisen für Telefonnummern? Warum? Halt dich an die DIN 5008. Dann passt das schon. Und ob ich ein Leerzeichen zwischen Vorwahl und Nummer setze, ist doch egal, oder?

Was hab ich schon als Gestalter gelernt?

Entscheide dich und zieh es durch. Und wenn die Mitarbeiter sich nicht an allgemeingültige Regeln halten, oder diese gar nicht kennen? Na dann nehmen wir das ins QMS mit auf und machen Schulungen. Und zum Einstellungstermin gibt es einen Duden dazu als Arbeitsmittel. Und deshalb erarbeiten wir nun ein Form- und Merkblatt mit den wichtigsten Schreibweisen und klaren Anweisungen zur Dateneingabe. Nicht nur das wir diese Vorlage zur Dienstanweisung für alle Verwaltungsmitarbeiter machen, nein, wir werden das auch schulen und mit in die Einstellungsmappe geben. Nur schade, das wir dafür Arbeitszeit verschwenden müssen. Oder? Für alle, die es nicht so mit dem Duden haben, seien hier noch ein paar digitale Nachschlagemöglichkeiten ans Herz gelegt.

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